Pamahalaan ang kanyang mga pisikal na mga archive - mga talaan ng Pamamahala ng mga corporate

Ang pagiging epektibo ng pamamahala ng isang pisikal na-archive ng isang kumpanya ay nakasalalay sa pagpapatupad ng mga tool at mga tiyak na pamamaraan. Magkano ang higit pa kaysa sa isang galos lamang legal na pamimilit upang sumunod, pag-archive ay isang pangangailangan. Ang mabuting pamamahala ay tumugon sa tunay na pang-ekonomiyang mga isyu Ang pamamahala ng kasalukuyang tala, intermediate at pamamahala ng mga archive para sa dalawang mga serbisyo ng hindi partitioned at pinag-ugnay sa pagitan ng mga ito: ang mga archive ng mga serbisyo at ang mga talaan ng imbakan

Bilang tulad, ang pag-archive ng mga dokumento papel ay isang pamamaraan na iyon ay maaaring mabilis na-complex kung ang mga patakaran at mahusay na mga kasanayan sa kung ang mga ito ay hindi pa nakikilala, sa mga tuntunin ng parehong mga pag-uuri sa imbakan.

Hindi alintana ng form o ang mga aktibidad ng kumpanya sa pamamahala ng mga archive ay isang pangangailangan.

Siya ay nagsimula nang basta-basta, kahit na ito ay batay sa mga aksyon ng isang simpleng pagsubok: ang layunin ng archive ay sa ang isa kamay, upang mapanatili at panatilihin ang mga dokumento ng kumpanya sa mahusay na kondisyon, sa kabilang banda upang mahanap ang mga ito o ibalik ang mga ito sa anumang oras. Iyon ay kung bakit, ito ay hindi nabawasan sa isang simpleng imbakan upang sumunod sa ang panahon ng pagpapanatili ng mga papeles, ngunit ito ay batay sa isang komprehensibong pamamahala ng papel archive, na kung saan ay bahagi ng isang patakaran sa pag-archive na magiging mabisa at napapanatiling, dahil ang paglikha hanggang sa ang pagkawasak ng mga archive. Ang pamamahala ng ang kasalukuyang at intermediate mga archive para sa mga layuning pang-administratibo ay nangangailangan ng partikular na mga tool at mga tiyak na mga pamamaraan ng pagkuha sa account ang mga hanay ng mga hadlang na may kaugnayan sa pamamahala ng mga dokumento. Ang pag-archive ng mga pamamaraan ay nangangailangan ng higit pang mga hirap at logic, dahil ito ay kabilang ang: Ang pamamahala ng mga pisikal na mga archive (at ng mga archive) ay hindi maaaring maging pansamantala. Ipatupad ang isang malakas na at napatunayan na tumutulong upang matiyak ang pagiging naa-access, maaasahan, at integridad ng mga dokumento. Ang system na ito ay nagsisiguro na ang suporta ng mga dokumento mula sa paglikha nito sa kanyang pag-archive.

Ito ay nag-aalok ng maraming mga posibilidad, tulad ng pagpapatupad ng mga pamamaraan at mga karapatan ng access.

Na may paggalang sa mga regulasyon upang sumunod sa, doon ay ISO pamantayan na ay tiyak na sa pag-archive, at sa partikular na mga pamantayan ng ISO na kung saan ay nagsisiguro: Para sa mga tiyak na mga kaso ng mga opisyal na dokumento, ang mga pamantayan ng ISO tinitiyak ang mga regulasyon ng kanilang pagsusulat kaya na ang mga pamantayan ng ISO, tulad ng sa siya ay sa singil ng ipinaguutos ang mga talaan ng data. Mga ISO pamantayan o NF ay ipinadala sa pinagkakilanlan, ang mga ito ay hindi sapilitan at hindi palaging isang garantiya ng sukdulan propesyonalismo. Ito ay hindi kailanman ay paulit-ulit na sapat, huwag i-fooled sa pamamagitan ng mga pamantayan. Ito ay sa exchange gamit ang mga third-party na archiver, sa kanyang mga karanasan, at ang kanyang pang-unawa ng iyong aktwal na mga pangangailangan, ay makikita mo ang speaker na kailangan mo. Ang archive ay magagamit sa lahat ng mga dokumento na ginawa o natanggap sa pamamagitan ng isang negosyo sa anumang panahon ng piskal na taon ng aktibidad nito. Dahil dito, ang mga ito ay dapat hindi mapangalagaan: sila sundan ang lahat ng mga pang-ekonomiyang at panlipunang mga aktibidad ng kumpanya. Pati na sa kanilang mga substrates, ang mga ito ay iba t-ibang: Ang aktwal na pamamahala ay depende sa uri ng media upang mag-imbak at uri-uriin, ngunit din sa pag-archive ng mga patakaran na pinagtibay ng kumpanya (na naaangkop sa kanyang organisasyon at uri ng aktibidad) pati na ang mga tiyak na mga uri ng bawat archive (mga teorya ng tatlong edad): Mga karaniwang Tanong na nakaharap sa mga gumagawa ng patakaran sa larangan ng pag-uuri at pag-archive ng mga corporate mga dokumento pag-file ng mga dokumento ng isang kumpanya na nakakatugon sa mga pangunahing panuntunan upang sundin upang pag-uri-uriin usefully, mabisa at sustainably sa isang hanay ng mga dokumento ng kumpanya. Isang pagkakataon o isa pang, ang isang kumpanya ay nakaharap sa problema ng pag-archive at pag-file ng kung saan ito ay dapat na pamahalaan ang, pagkatapos ikaw ay may ginawa o natanggap. Ipaalam sa paggitgit ng mga dokumento ay hindi ang solusyon Upang makahanap ng isang malusog na sitwasyon, may mga pamamaraan ng ranggo nakatalagang lugar sa pamamagitan ng mga generic na termino para sa mga Talaan ng Pamamahala. Ito ay isang kasangkapan para sa mga talaan ng pamamahala na kung saan inirerekomenda upang tratuhin ang mga ito tulad ng kanilang paglikha: ang saklaw Nito ay samakatuwid ay limitado sa mga kasalukuyang at intermediate mga archive, habang isinasaalang-account: Ang punto ng view ng mga pamantayan at mga regulasyon, mga Talaan ng Pamamahala ay isang proseso ng pag-archive din kahon. Mga talaan ng Pamamahala ay ang mga bagay na sa ng isang pang-internasyonal na pamantayan, ISO, nakuha noong sa pamamagitan ng ang association (de normalisasyon (AFNOR) sa ilalim ng pamagat NF ISO. Mga talaan ng Pamamahala, samakatuwid, ay naglalayong upang i-record at pagsasaalang-alang ng mga dokumento, mula sa kanyang paglikha at, samakatuwid, salungat sa agos ng dokumentaryo ang proseso. Ito ay kung bakit ito kasama sa diskarte nito ng isang pag-uuri ng mga plano o mga pag-uuri ng plano, kabilang ang: kung Ano iiba ang pag-uuri ng imbakan, ito ay maganda at mahusay na ilagay sa lugar ng salungat sa agos ng pamamahala ayon sa isang scheme ng pag-uuri ng mga lohikal na at hierarchical. Ito ay samakatuwid ay mahalaga upang ang mga serbisyo sa singil ng pagpapatupad ng ang pag-uuri plano hilingin ang karapatan katanungan, lalo na: Ang pag-uuri ng mga kasalukuyang mga tala ay pangunahing, ito ay sinabi na maging orihinal at pare-pareho dahil sa ang katunayan na siya ay dapat na igalang ang buhay ng mga archive at ito samakatuwid ay nagiging ang pagmuni-muni ng mga aktibidad ng kumpanya. Upang gawin ito, ang isang pag-uuri ay ginawa mula sa ang paglikha ng mga archive at hindi matapos ang katotohanan, o upang mabawasan ang pagsisikip sa mga tumpok ng mga archive naka-imbak nang walang pagkakaroon ng nai-raw o pinagsunod-sunod. Bilang sa kung paano upang pag-uri-uriin, ang mga ito ay nangangailangan ng hirap Ito ay isang wastong paraan anuman ang uri ng archive (kasalukuyang, pansamantalang, huling).

Ito ay batay sa mga pagkakaiba na ginawa sa likas na katangian ng materyal: Ang ranggo ay mabilis at mahusay na kapag ito ay nagsimula bilang maaga bilang ang produksyon yugto ng archive.

Samakatuwid, ito ay malinaw na ang pagtatatag ng isang pag-uuri ng plano ay hindi pansamantala at nangangailangan ng isang pulutong ng mga kinakailangan upang maging epektibo. Iyon ay kung bakit ito ay dapat na nakabalangkas upang iakma: Ito ay dapat na patuloy na mahulog sa pag-asam ng pananaliksik ng mga dokumento (kung paano upang madaling mahanap ang isang dokumento.) at samakatuwid ay dapat na komprehensibong. Structurally, ang plano ng pag-uuri ay gumagana sa isang lohikal at nakabalangkas na paraan. Ang mga dokumento ay ikinategorya at ipinamamahagi ayon sa isang lohikal na schema at isang hierarchy mula sa pangkalahatan sa partikular na. Ang layunin ay upang isama ang lahat ng mga dokumento nang hindi nawawala ang katumpakan. Nito komprehensibong kalikasan ay dahil sa ang katunayan na siya ay sa singil ng pag-file ng lahat ng mga dokumento na sumasalamin sa ang mga gawain ng mga kumpanya, mga aktibidad nito. Ang isang buong hanay ng mga dokumento na maaaring inuri anuman ang uri ng storage medium (mga papel, mga larawan, CD-rom, electronic data) sa Wakas, mayroong tatlong mga uri ng pag-uuri ng mga plano ayon sa uri ng aktibidad ng kumpanya (mga function at mga gawain), ang organisasyon ng mga istraktura na operasyon) at sa pamamagitan ng bagay. Bilang ng mga archive ng isang kumpanya ay isang pagmuni-muni ng kanyang mga aktibidad, isang kagustuhan, anumang pagsasaalang-alang ay ibinigay sa ang pag-uuri pamamaraan functional. Gayunman, ang isang kumbinasyon ng mga pamamaraan ay hindi upang ibukod, na ibinigay, siyempre, huwag paghaluin ang mga base ng dibisyon na ito, at ilagay ang lahat ng mga folder sa ang parehong antas. Sa wakas, ang tagumpay ng isang pag-uuri pamamaraan ay depende sa serbisyo ng archive na ang bumuo ng mga resulta ng isang perpektong kaalaman ng mga operasyon, mga gawain ng kumpanya at ang mga serbisyo na ito ng mga namamahala. Ito ay kung bakit ang isang pagsisiyasat sa simula pa ay mahalaga upang bumuo ng isang plano ng pag-uuri ng katotohanan"tailor-made". Salamat sa pagpapatupad ng isang Talaan ng Pamamahala sa loob ng kumpanya na nais upang epektibong pamahalaan ang mga archive nito, ito ay posible na ngayon para sa ang huling isa: pamamahala ng mga archive paksa sa isang plano ng epektibong pag-uuri na hindi maaaring hindi humahantong sa isang makakuha ng oras at produktibo para sa mga kumpanya at ang isang pagbabawas ng mga gastos sa pamamahala ng pagpunta sa parehong direksyon. Sa epekto, ang isang pag-uuri systematized archives ay nagsasangkot ng isang pag-ikot at pag-access sa lubos na facilitated, kaya nag-aambag upang bumuo ng ang pagganap ng kumpanya. Ang logic ng pag-archive ay dapat tumagal sa account ang tagal ng legal na pag-iingat ng mga dokumento sa pagkakasunud-sunod upang matukoy kung gaano katagal ang isang producer ay may isang interes upang mapanatili nito arkibal materyales, at ang kapalaran ng mga dokumento sa katapusan ng panahong ito ng oras. Ang imbentaryo ng mga Aklat pinagsasama-sama ang dami at ang halaga ng mga ari-arian at pananagutan nakilala sa imbentaryo.

Ang ledger na naglalaman ng mga banal na kasulatan ng aklat-journal disaggregated ayon sa plano ng mga account ng kumpanya, pagpapanatili at pagpapatotoo ng ang mga libro na kinakailangan.